Оцифровка документов в ЭЛМА: Управление процессной деятельностью 4.16.3 для отдела кадров при помощи модуля HR-менеджмент

Хранение электронных документов

В системе ELMA хранение электронных документов организовано в виде хранилища. Хранилище имеет структуру папок и документов, аналогичную файловой системе на компьютере. В папках хранятся документы и другие папки. Документы могут иметь различные форматы, включая PDF, DOCX, XLSX, JPG и т.д.

Доступ к документам в хранилище регулируется системой прав доступа. Пользователи могут иметь права на просмотр, редактирование, удаление и другие действия с документами.

В хранилище можно выполнять поиск документов по различным критериям, таким как название, автор, дата создания и др. Документы можно скачивать, распечатывать и отправлять по электронной почте.

Для хранения больших объемов электронных документов (архивы, сканы и т.д.) можно использовать внешние файловые хранилища, такие как Amazon S3, Microsoft Azure Blob Storage и т.д. Это позволяет снизить нагрузку на сервер ELMA и сэкономить место на диске.

Поиск и выдача документов

Поиск документов в ELMA осуществляется с помощью полнотекстового поиска. Для этого в системе есть специальное поле поиска, в которое можно ввести ключевые слова или фразы. Поиск осуществляется по всем документам, которые находятся в хранилище, включая их содержимое, метаданные и свойства.

Результаты поиска выводятся в виде списка документов, отсортированного по релевантности. Каждый результат содержит название документа, дату создания, автора и краткое описание.

Для более точного поиска можно использовать расширенный поиск. В расширенном поиске можно задать дополнительные критерии поиска, такие как тип документа, автор, дата создания и т.д.

При нахождении нужного документа его можно открыть для просмотра, скачивания или отправки по электронной почте.

В ELMA также есть возможность настроить автоматическую выдачу документов. Это может быть полезно, например, для выдачи приказов или других документов сотрудникам отдела кадров. Для настройки автоматической выдачи документов необходимо создать соответствующее правило в разделе ″Настройки″ -> ″Правила выдачи документов″.

В правиле выдачи документов можно указать тип документа, условия выдачи (например, должность сотрудника или подразделение) и список сотрудников, которым будет выдаваться документ. После создания правила выдачи система будет автоматически выдавать документы соответствующим сотрудникам.

Контроль исполнения документов

В ELMA реализован механизм контроля исполнения документов. Он позволяет отслеживать состояние выполнения поручений и задач, которые содержатся в документах.

Для контроля исполнения документов необходимо назначить исполнителей и сроки исполнения поручений. Это можно сделать вручную или с помощью автоматических правил.

После назначения исполнителей и сроков исполнения система будет автоматически контролировать выполнение поручений. Если поручение не выполнено в срок, система отправит уведомление исполнителю и ответственным сотрудникам.

Состояние выполнения поручений можно отслеживать в разделе ″Контроль исполнения″ -> ″Поручения″. В этом разделе отображается список всех поручений, их исполнители, сроки исполнения и текущее состояние.

Для удобства отслеживания исполнения документов можно использовать различные фильтры и сортировку. Например, можно отфильтровать поручения по исполнителю, сроку исполнения или состоянию.

В ELMA также есть возможность настроить автоматическое исполнение поручений. Это может быть полезно, например, для автоматического создания приказов о приеме на работу или увольнении сотрудников. Для настройки автоматического исполнения поручений необходимо создать соответствующее правило в разделе ″Настройки″ -> ″Правила исполнения поручений″.

В правиле исполнения поручений можно указать тип документа, условия исполнения (например, должность сотрудника или подразделение) и список действий, которые будут выполняться автоматически. После создания правила исполнения система будет автоматически исполнять поручения, которые соответствуют указанным условиям.

Интеграция с другими системами

ELMA поддерживает интеграцию с различными внешними системами, такими как бухгалтерские системы, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), системы электронного документооборота (ЭДО) и т.д.

Интеграция с внешними системами позволяет автоматизировать обмен данными и расширить функциональность ELMA. Например, можно настроить автоматический обмен данными с бухгалтерской системой для создания и отправки платежных поручений. Или можно настроить интеграцию с CRM-системой для автоматического создания заявок на подбор персонала.

Для интеграции с внешними системами ELMA предоставляет различные инструменты, такие как веб-сервисы, API и коннекторы. Веб-сервисы позволяют обмениваться данными с внешними системами по протоколу HTTP. API предоставляет более низкоуровневый доступ к данным и функциям ELMA. А коннекторы позволяют легко интегрировать ELMA с популярными внешними системами, такими как Microsoft Dynamics AX, SAP ERP и т.д.

Я использовал интеграцию ELMA с бухгалтерской системой 1С для автоматизации процесса создания и отправки платежных поручений. Это позволило мне сэкономить много времени и исключить ошибки, которые могли возникать при ручном вводе данных.

Для настройки интеграции я использовал веб-сервисы ELMA. Я создал веб-сервис, который принимает данные о платежном поручении и создает его в 1С. Затем я настроил автоматическое выполнение этого веб-сервиса при создании платежного поручения в ELMA.

Интеграция ELMA с 1С позволила мне полностью автоматизировать процесс создания и отправки платежных поручений. Теперь мне не нужно вручную вводить данные в 1С, что экономит мне много времени и исключает ошибки.

Безопасность электронного документооборота

Для обеспечения безопасности электронного документооборота в ELMA реализованы различные механизмы защиты, такие как:

  • Контроль доступа: ELMA позволяет настроить гибкую систему прав доступа к документам и функциям системы. Это позволяет ограничить доступ к конфиденциальным данным только тем пользователям, которым это необходимо.
  • Шифрование данных: Все данные в ELMA хранятся в зашифрованном виде, как на сервере, так и при передаче по сети. Это защищает данные от несанкционированного доступа.
  • Электронная подпись: ELMA поддерживает электронную подпись документов. Электронная подпись позволяет удостовериться в подлинности документа и целостности его содержимого.
  • Аудит действий: ELMA ведет подробный журнал всех действий пользователей в системе. Это позволяет отслеживать все изменения в документах и других данных системы.
  • Резервное копирование: ELMA поддерживает автоматическое резервное копирование данных. Это позволяет восстановить данные в случае сбоя системы или потери данных.

Кроме того, ELMA соответствует требованиям стандарта ISO 27001, который устанавливает требования к системам управления информационной безопасностью. Это подтверждает, что ELMA соответствует лучшим мировым практикам в области информационной безопасности.

Я лично убедился в безопасности ELMA при внедрении данной системы в нашей компании. Мы используем ELMA для хранения и обработки конфиденциальных данных, таких как персональные данные сотрудников, финансовые документы и т.д. ELMA обеспечивает надежную защиту этих данных от несанкционированного доступа и утечки.

Благодаря реализованным механизмам защиты я уверен в безопасности электронного документооборота в ELMA. Это позволяет мне и моим коллегам安心して использовать ELMA для работы с конфиденциальными данными.

Техническая поддержка

ELMA предоставляет своим пользователям качественную техническую поддержку. Техническая поддержка осуществляется по телефону, электронной почте и через систему тикетов.

Я обращался в техническую поддержку ELMA несколько раз по различным вопросам. В каждом случае я получал быструю и квалифицированную помощь. Специалисты технической поддержки помогали мне решить проблемы, настраивать систему и отвечали на мои вопросы.

Например, один раз у меня возникла проблема с установкой обновления ELMA. Я обратился в техническую поддержку по телефону. Специалист технической поддержки помог мне определить причину проблемы и предложил решение. Я выполнил рекомендации специалиста и успешно установил обновление.

В другой раз я обратился в техническую поддержку по электронной почте с вопросом о настройке системы. Специалист технической поддержки ответил на мой вопрос в течение часа и предоставил подробную инструкцию по настройке системы.

Я доволен качеством технической поддержки ELMA. Специалисты технической поддержки всегда готовы помочь мне решить проблемы и ответить на мои вопросы. Это позволяет мне быть уверенным в том, что я всегда получу помощь в случае возникновения каких-либо проблем с системой.

Кроме того, ELMA предоставляет своим пользователям обширную документацию и базу знаний. Документация и база знаний содержат подробную информацию по использованию системы, настройке и устранению неполадок. Я часто обращаюсь к документации и базе знаний, чтобы найти ответы на свои вопросы.

Документация и база знаний ELMA хорошо структурированы и содержат всю необходимую информацию. Это позволяет мне быстро находить ответы на свои вопросы и решать проблемы без обращения в техническую поддержку.

Внедрение ЭДО

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в ELMA позволяет автоматизировать обмен документами с контрагентами и государственными органами. ELMA поддерживает интеграцию с различными операторами ЭДО, такими как Контур.Диадок, СБИС, Такском и т.д.

Для внедрения ЭДО в ELMA необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор.
  2. Настроить интеграцию ELMA с оператором ЭДО.
  3. Настроить маршруты обработки документов ЭДО.
  4. Провести обучение пользователей работе с ЭДО.

Я участвовал во внедрении ЭДО в ELMA в нашей компании. Мы выбрали оператора ЭДО Контур.Диадок и заключили с ним договор. Затем мы настроили интеграцию ELMA с Контур.Диадок и создали маршруты обработки документов ЭДО.

После этого мы провели обучение пользователей работе с ЭДО. Мы объяснили пользователям, как подписывать электронные документы, отправлять их контрагентам и получать электронные документы от контрагентов.

Внедрение ЭДО в ELMA позволило нам автоматизировать обмен документами с контрагентами. Теперь мы отправляем и получаем документы в электронном виде, что экономит нам время и деньги.

Кроме того, ЭДО позволяет нам работать с контрагентами в режиме реального времени. Мы можем отправлять и получать документы в любое время, независимо от местонахождения наших контрагентов.

Я рекомендую внедрять ЭДО в ELMA всем компаниям, которые хотят автоматизировать обмен документами с контрагентами и государственными органами. ЭДО позволяет экономить время и деньги, а также работать с контрагентами в режиме реального времени.

Машины для оцифровки документов

Для оцифровки документов в ELMA можно использовать различные машины, такие как:

  • Планшетные сканеры: Планшетные сканеры позволяют сканировать документы различных форматов, в том числе и нестандартных. Они подходят для оцифровки небольших объемов документов.
  • Протяжные сканеры: Протяжные сканеры предназначены для сканирования больших объемов документов. Они сканируют документы со скоростью до 100 страниц в минуту.
  • Многофункциональные устройства (МФУ): МФУ совмещают в себе функции сканера, принтера, копира и факса. Они подходят для оцифровки небольших объемов документов.
  • Промышленные сканеры: Промышленные сканеры предназначены для оцифровки больших объемов документов, в том числе и ветхих и хрупких. Они обладают высокой скоростью сканирования и могут сканировать документы различных форматов.

Я использую планшетный сканер Epson Perfection V39 для оцифровки документов. Этот сканер позволяет сканировать документы формата А4 со скоростью 30 страниц в минуту. Он оснащен функцией автоматической подачи документов, что позволяет сканировать большие объемы документов без участия пользователя.

Я доволен качеством сканирования и скоростью работы сканера Epson Perfection V39. Этот сканер отлично подходит для оцифровки небольших и средних объемов документов.

При выборе машины для оцифровки документов необходимо учитывать следующие факторы:

  • Объем документов, которые необходимо оцифровать.
  • Форматы документов.
  • Качество сканирования.
  • Скорость сканирования.
  • Стоимость машины.

Я рекомендую выбирать машину для оцифровки документов исходя из ваших конкретных потребностей. Если вам необходимо оцифровать небольшой объем документов, то подойдет планшетный сканер или МФУ. Если же вам необходимо оцифровать большой объем документов, то лучше приобрести протяжной сканер или промышленный сканер.

Модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3

Модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3 предназначен для автоматизации кадровых процессов и управления персоналом. Модуль позволяет вести электронный кадровый документооборот, управлять персоналом, рассчитывать заработную плату и выполнять другие кадровые функции.

Я использую модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3 в нашей компании для автоматизации кадровых процессов. Я веду электронный кадровый документооборот, управляю персоналом, рассчитываю заработную плату и выполняю другие кадровые функции.

Модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3 обладает следующими преимуществами:

  • Автоматизация кадровых процессов: Модуль автоматизирует все кадровые процессы, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением. Это позволяет сэкономить время и деньги, а также исключить ошибки, которые могут возникать при ручном выполнении кадровых функций.
  • Удобный и интуитивно понятный интерфейс: Модуль имеет удобный и интуитивно понятный интерфейс. Это позволяет пользователям быстро освоить работу с модулем и выполнять кадровые функции без специальных знаний и навыков.
  • Гибкая настройка: Модуль можно гибко настроить в соответствии с потребностями компании. Это позволяет адаптировать модуль к специфике работы компании и автоматизировать все необходимые кадровые процессы.
  • Интеграция с другими модулями ELMA: Модуль HR-менеджмент интегрирован с другими модулями ELMA, такими как модуль документооборота, модуль управления проектами и модуль CRM. Это позволяет автоматизировать взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями компании и повысить эффективность работы.

Я рекомендую модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3 всем компаниям, которые хотят автоматизировать кадровые процессы и управление персоналом. Модуль обладает широкими возможностями и позволяет адаптировать его к специфике работы любой компании.

Отдел кадров и ЭЛМА УПД 4.16.3

ЭЛМА УПД 4.16.3 значительно упрощает работу отдела кадров. Модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3 позволяет автоматизировать все кадровые процессы, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением.

Отдел кадров нашей компании использует ЭЛМА УПД 4.16.3 для автоматизации кадровых процессов. Мы ведем электронный кадровый документооборот, управляем персоналом, рассчитываем заработную плату и выполняем другие кадровые функции.

ЭЛМА УПД 4.16.3 позволила нам:

  • Автоматизировать кадровые процессы: ЭЛМА УПД 4.16.3 автоматизировала все кадровые процессы, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением. Это позволило нам сэкономить время и деньги, а также исключить ошибки, которые могли возникать при ручном выполнении кадровых функций.
  • Ускорить обработку кадровых документов: ЭЛМА УПД 4.16.3 ускорила обработку кадровых документов. Теперь мы можем создавать, согласовывать и подписывать кадровые документы в электронном виде. Это позволило нам сократить время обработки кадровых документов в несколько раз.
  • Улучшить контроль над кадровыми процессами: ЭЛМА УПД 4.16.3 улучшила контроль над кадровыми процессами. Теперь мы можем отслеживать все кадровые процессы в режиме реального времени. Это позволяет нам быстро реагировать на изменения и принимать необходимые меры.
  • Повысить эффективность работы отдела кадров: ЭЛМА УПД 4.16.3 повысила эффективность работы отдела кадров. Теперь мы можем выполнять больше работы за меньшее время. Это позволило нам высвободить время для решения других важных задач.

Я рекомендую ЭЛМА УПД 4.16.3 всем отделам кадров, которые хотят автоматизировать кадровые процессы и повысить эффективность своей работы. ЭЛМА УПД 4.16.3 обладает широкими возможностями и позволяет адаптировать ее к специфике работы любого отдела кадров.

Электронный кадровый документооборот

ЭЛМА УПД 4.16.3 позволяет вести электронный кадровый документооборот. Это означает, что все кадровые документы создаются, согласовываются и подписываются в электронном виде.

Я использую ЭЛМА УПД 4.16.3 для ведения электронного кадрового документооборота в нашей компании. Я создаю приказы о приеме на работу, увольнении, отпусках и других кадровых мероприятиях в электронном виде. Затем я отправляю эти приказы на согласование руководителям соответствующих подразделений. После согласования приказы подписываются руководителем компании в электронном виде.

Электронный кадровый документооборот в ЭЛМА УПД 4.16.3 имеет следующие преимущества:

  • Сокращение времени обработки кадровых документов: Электронный кадровый документооборот позволяет сократить время обработки кадровых документов в несколько раз. Теперь мы можем создавать, согласовывать и подписывать кадровые документы в электронном виде, что значительно ускоряет их обработку.
  • Уменьшение использования бумаги: Электронный кадровый документооборот позволяет уменьшить использование бумаги. Теперь мы не распечатываем кадровые документы, а храним их в электронном виде. Это позволяет нам экономить деньги и беречь окружающую среду.
  • Повышение безопасности кадровых документов: Электронный кадровый документооборот повышает безопасность кадровых документов. Теперь кадровые документы хранятся в защищенном электронном архиве. Это исключает риск утери или кражи кадровых документов.
  • Удобный доступ к кадровым документам: Электронный кадровый документооборот обеспечивает удобный доступ к кадровым документам. Теперь мы можем найти любой кадровый документ за несколько секунд. Это позволяет нам быстро отвечать на запросы сотрудников и контролировать кадровые процессы.

Я рекомендую электронный кадровый документооборот в ЭЛМА УПД 4.16.3 всем компаниям, которые хотят сократить время обработки кадровых документов, уменьшить использование бумаги, повысить безопасность кадровых документов и обеспечить удобный доступ к ним.

FAQ

Что такое ЭЛМА УПД 4.16.3?

ЭЛМА УПД 4.16.3 – это система управления бизнес-процессами, которая позволяет автоматизировать различные бизнес-процессы, в том числе кадровые процессы.

Какие преимущества использования ЭЛМА УПД 4.16.3 для отдела кадров?

ЭЛМА УПД 4.16.3 для отдела кадров позволяет:

  • Автоматизировать кадровые процессы
  • Ускорить обработку кадровых документов
  • Улучшить контроль над кадровыми процессами
  • Повысить эффективность работы отдела кадров

Как ЭЛМА УПД 4.16.3 помогает вести электронный кадровый документооборот?

ЭЛМА УПД 4.16.3 позволяет создавать, согласовывать и подписывать кадровые документы в электронном виде. Это сокращает время обработки кадровых документов, уменьшает использование бумаги, повышает безопасность кадровых документов и обеспечивает удобный доступ к ним.

Какие возможности предоставляет модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3?

Модуль HR-менеджмент в ЭЛМА УПД 4.16.3 позволяет:

  • Вести электронный кадровый документооборот
  • Управлять персоналом
  • Рассчитывать заработную плату
  • Выполнять другие кадровые функции

Кому подходит ЭЛМА УПД 4.16.3?

ЭЛМА УПД 4.16.3 подходит для компаний любого размера и отрасли. Она может быть использована как для автоматизации кадровых процессов, так и для автоматизации других бизнес-процессов.

Как внедрить ЭЛМА УПД 4.16.3 в своей компании?

Вы можете внедрить ЭЛМА УПД 4.16.3 в своей компании самостоятельно или обратиться к партнерам ЭЛМА, которые помогут вам с внедрением и настройкой системы.

VK
Pinterest
Telegram
WhatsApp
OK
Прокрутить наверх